优化流程提效率 强化管控明责任

时间:2018-11-04 编辑: 来源: 浏览次数:49
视力保护色:
【字号:

企业全面改革以来,以主动创造项目的思维设计商业模式,先后实施了BT、BOT、EPC、PPP等多个商业模式,不断增强企业发展活力。

企业投资事业部在具体运作过程中,面对多合同模式和多项目同时经营的复杂局面,结合在建项目14个、在施面积近270万m2的实际情况,千方百计在“缩短流程、提高效率、防控风险”上做文章,对原有的采购招标、合同签订、资金支付等流程不断进行优化,探索出一条规范、高效的管理之路。

明确审核要素 优化审批环节

事业部商务管控模式决定了商务工作的繁琐,具体表现在“三多一少”:即审核部门多、审批人员多、审核环节多,签署的意见少。为进一步推进精细化管理,事业部积极探索,在四个方面进行尝试:一是改变原有各部门需审核合同全部内容的做法,详细分析合同条款,进一步明确各部门审核内容和职责,区块负责;二是明确合同评审要求,强调在签署意见的过程中,要写明详细的审核意见,对只签“同意”二字的文件一律退回;三是通过比对OA和集采平台审核权限,剔除重复审核人员和环节;四是将财务资金支付流程与商务工程款支付流程合二为一,进一步严控了资金支付风险。

调整流程设置 加快采购进程

为进一步加快采购进程,采购文件正式版本确定的时间由采购计划发起环节调整至采购管理招标文件审批流程发起环节之前,如此一来,采购文件评审与采购计划、采购方案审批可以同时进行。另外,采购计划附件中不再要求上传采购文件,只需上传需求计划表,大大简化了流程,既不耽误采购计划的发起,又不耽误采购文件的评审,为采购文件的编制与评审赢得了充裕的时间,加快了采购进程。

实行平行审核 缩短审批时间

事业部充分利用扁平化管理的特点,直接给项目企业商务负责人授权。在起草采购文件或合同时,项目企业商务负责人直接发起流程到事业部,不再要求项目企业总经理先审核意见再发到事业部,项目企业总经理与本部各部门同时审核,打破了项目企业与事业部两个层级的界限。在审核时,采取平行审核的方式,改变了以往某个部门未审核完而另一个部门无法审核的状况,大大提高了工作效率。

明确审核时限 强化员工责任

审核人员减少了,环节减少了,流程链条缩短了,可以说“硬件”设备是优化了,可是由于系统并不能对审核时间做出限制和优化,工作效率高不高还需依靠工作人员的责任心这个“App”因素来作为支撑和保障。为此,事业部高度重视,详细分析每一个环节的工作难易程度,针对每一个流程制定了不同的事业部本部层级审批时限。审批时间不以“工作日”作为单位,而是以“日历天”作为单位。

建立投诉机制 强化追责问责

事业部建立了工作质量投诉机制,把投诉部门设置在综合办公室,并公开投诉受理人及电话号码,对确认问题责任的被投诉人,事业部将一律给予0.5以下的绩效考核系数。综合办公室不定期抽查流程实行情况,并及时向事业部领导汇报,凡未按要求实行的,根据相关规定予以追责。对责任心不强,出现“秒批”现象的,事业部将对审批人发起严肃问责。

据粗略统计,在正常非人为因素耽误的情况下,将从采购招标到合同签订的时间缩短了1倍,大大提高了工作效率。

改革没有休止符,发展永远在路上。投资事业部将继续在企业党委战略引领下持续推进深化改革工作,不断提高政治站位,以全局观念和系统思维谋划改革,助推企业发展。

相关资讯:
上一篇:
下一篇:
XML 地图 | Sitemap 地图

XML 地图 | Sitemap 地图